La Matrice di Eisenhower: uno strumento per gestire il tempo e creare lo spazio per la delega

Tabella dei Contenuti

Premessa

La gestione efficace del tempo e delle priorità è una competenza fondamentale per il successo personale e professionale. Una delle tecniche più rinomate per questo scopo è la Matrice di Eisenhower, un modello sviluppato dal Generale Dwight D. Eisenhower, il 34° Presidente degli Stati Uniti. Questa matrice offre una struttura chiara per classificare le attività in base alla loro urgenza e importanza, aiutando le persone a prendere decisioni informate sulla gestione delle loro attività quotidiane. 

Esamineremo la Matrice di Eisenhower in dettaglio, compresi i suoi principi fondamentali, le applicazioni pratiche e i vantaggi portati dal suo utilizzo.

Introduzione alla Matrice di Eisenhower

Chi è Dwight D. Eisenhower?

La Matrice di Eisenhower prende il nome da Dwight D. Eisenhower, noto semplicemente come “Ike”. Prima di diventare presidente degli Stati Uniti nel 1953, Eisenhower ebbe una carriera militare straordinaria. Durante la Seconda Guerra Mondiale comandò le forze alleate in Europa come Generale Supremo delle Forze Alleate, guidando l’Operazione Overlord, meglio conosciuta come lo sbarco in Normandia. 

L’origine della Matrice di Eisenhower

Eisenhower era noto per la sua abilità di prendere decisioni strategiche sotto pressione e per la sua capacità di gestire il tempo in modo efficiente. La Matrice di Eisenhower ebbe origine da una citazione attribuita a lui: “Ciò che è importante è raramente urgente, e ciò che è urgente è raramente importante”. Questa citazione riflette l’idea fondamentale alla base della matrice: distinguere tra attività urgenti e importanti per ottimizzare la gestione del tempo e delle priorità.

I Quadranti della Matrice di Eisenhower

La Matrice di Eisenhower si basa su due criteri principali: urgenza e importanza. Questi criteri combinati creano quattro quadranti distinti, ognuno dei quali rappresenta un diverso tipo di attività.

Il criterio per definire il livello di importanza dovrebbe essere quello delle conseguenze e dell’impatto che il completamento o meno di quell’attività genera sul nostro lavoro e sul contesto (team, ufficio, divisione, azienda) nel quale operiamo.

Quadrante 1 – Urgente e Importante

È il quadrante delle attività critiche che richiedono attenzione immediata. Sono le emergenze e le scadenze imminenti. È anche il quadrante dello stress, in quanto troppe attività importanti e urgenti ci costringono ad un ritmo di lavoro affannato. In questo quadrante spesso ci finiscono attività che non sono state pianificate correttamente e quelle imposte o richieste dal capo.

Come ridurre le attività in questo quadrante:

  • pianificando correttamente
  • delegando in modo efficace
  • negoziando con il capo

Quadrante 2 – Importante ma non Urgente

È il quadrante della pianificazione strategica. Le attività in questo quadrante sono importanti ma non richiedono una risposta immediata. È anche il quadrante della delega e dello sviluppo del team: per questo un manager o dirigente o team leader dovrebbe dedicare il dovuto spazio a questo quadrante.

Come implementare questo quadrante:

  • pianificando correttamente gli obiettivi con il proprio team e con il proprio capo
  • tenendo riunioni cadenzate con il team nelle quali coinvolgere e ingaggiare il team nel raggiungimento degli obiettivi

Quadrante 3 – Urgente ma non Importante

È il quadrante delle distrazioni. Le attività in questo quadrante possono sembrare urgenti ma non sono veramente importanti per i nostri obiettivi a lungo termine. Spesso sono richieste da altre persone e possono distoglierci dai nostri compiti principali. Rientrano in questo quadrante tutti i momenti in cui distogliamo l’attenzione da quello che stiamo facendo per rispondere ad un messaggio o ad una email. 

Come ridurre le attività in questo quadrante:

  • rimanendo concentrati su quello che stiamo facendo
  • spiegando ai colleghi/e che se non rispondiamo subito “ci sarà un perché”
  • abituando i colleghi/e a non interromperci di continuo
  • imparando a dire ”No” oppure “Non adesso”
  • allontanando il telefono o chiudendo il programma di posta elettronica

Teniamo conto del fatto che ogni volta che ci interrompiamo durante un’attività sprechiamo tempo ed energie per concentrarci nuovamente.  

Quadrante 4 – Né Urgente né Importante

È il quadrante del tempo sprecato. Le attività qui sono quelle che non sono né urgenti né importanti. Sono solitamente perdite di tempo o attività che usiamo involontariamente come antistress. Sono quei momenti in cui iniziamo a fare attività non veramente importanti ma che ci tengono occupati, dandoci l’illusione di essere occupati.

Come ridurre le attività in questo quadrante:

  • riconoscendole
  • prendendoci cinque minuti di pausa
  • dedicando il giusto tempo per se stessi: in questo modo avremo meno bisogno di (finti) momenti di antistress 

Come Utilizzare Efficacemente la Matrice di Eisenhower

Ecco come utilizzare efficacemente la Matrice di Eisenhower:

Valutare le tue attività: elenca tutte le attività che devi completare.

Classifica le attività: in quale quadrante va collocata?

Cerca di spostare alcune attività dal Quadrante 1 al Quadrante 2 attraverso una pianificazione preventiva e una corretta delega.

Prenditi il tempo per il Quadrante 2: Dedica tempo a pianificare, sviluppare strategie e investire nelle tue priorità a lungo termine.

Monitora e Adatta: Periodicamente, rivedi la tua matrice e apporta le modifiche necessarie in base ai cambiamenti nelle tue priorità e nei tuoi obiettivi.